Термін «інформаційний портал підприємства., це дослівний переклад…, № 04, 2002 .

19.08.2015

Термін «інформаційний портал підприємства» — це дослівний переклад.

Ігор Олександрович Хмельков, керівник відділу консалтингу відділення Інтернет-рішень компанії IBS. З ним можна зв’язатися по електронній пошті igk@ibs.ru

Далеко не для кожного потенційного замовника очевидно, який ефект можна отримати за рахунок впровадження в його компанії тих або інших технологій. І якщо такі складові інформаційної інфраструктури, як локальні мережі, сьогодні є неодмінним атрибутом бізнесу будь-якої сучасної компанії і не викликають сумніву в необхідності їх використання, то з Інтернет-рішеннями справи йдуть далеко не так однозначно.

Незважаючи на те що базовій технології, покладеної в основу практично всіх Інтернет-рішень, в нинішньому році виповнюється 11 років (Тім Бернерс Лі сформулював принципи Web-технологій у 1991 році), самі Інтернет-рішення, як і раніше, викликають масу питань, насамперед в області аргументації їх ефективності. Незважаючи на велику кількість інформації і підвищений інтерес, найбільшу кількість сумнівів пов’язано з інформаційними порталами підприємства. Пояснюється це в першу чергу тим, що для обґрунтування необхідності впровадження портального рішення дуже складно підібрати моделі з традиційної економіки з зрозумілими факторами ефективності (на відміну, наприклад, від торгово-закупівельної майданчики).

Безумовно, слід розповісти замовникам про те, що сумарний час пошуку в інформаційних ресурсах, інтегрованих в портал з єдиним пошуковим механізмом, скорочується в десятки разів порівняно з пошуком інформації в тих же ресурсах традиційними методами, використовуючи для кожного ресурсу власні пошукові можливості. Однак цей аргумент навряд чи переконливий для акціонерів компанії, що приймають рішення про фінансування портального проекту. Акціонера, як і інвестора, не хвилює ефективність пошуку, його хвилює ефективність інвестицій.

Для чого потрібен портал?

До теперішнього моменту, коли маркетингові «бою» навколо теми порталу підприємства в цілому закінчилися, сформувалося два смислових підходи, які можна умовно назвати «інформаційним» і «функціональним».

лексику ІТ-фахівців міцно увійшла англомовна абревіатура EIP, (Enterprise Information Portal — інформаційний портал підприємства, чи корпоративний портал; останній термін найбільш часто використовується в літературі, яка описує різні Інтернет-рішення). Інформаційний підхід дозволяє розглядати портал як єдину точку доступу до інформаційних ресурсів підприємства, а функціональний — як контейнер для технологічних сервісів, що об’єднує пошук, розсилку, можливості спільної роботи користувачів і т. п.

З термінологічної точки зору ці підходи, безсумнівно, вірні, проте вони відкривають лише видиму частину айсберга, не зачіпаючи більш важливою — управлінської функції порталу. Таким чином, існує третій, управлінський підхід до опису призначення порталу. Як буде показано далі, саме він дозволяє обгрунтувати ефективність інвестицій в підприємства портал.

Управління інформаційним забезпеченням

Інформаційні ресурси для багатьох компаній так само значущі, як і корпоративні фінанси або кадровий склад. Тому функції порталу повинні розглядатися набагато ширше, ніж функції «парадного входу в будівлю», що відкриває прямий шлях до потрібної інформації.

Основна функція порталу — це управління інформаційними ресурсами підприємства. При такому підході абревіатура EIP може бути розкрита дещо по-іншому, а саме: Enterprise Information PLANING (за аналогією з ERP-системами).

Процес планування інформаційного забезпечення тісно пов’язаний з урахуванням інформаційних потреб співробітників компанії, зайнятих в тому чи іншому бізнес-процесі, і з організацією відповідних робочих місць. Зазвичай цей обов’язок покладено на ІТ-підрозділи, які не завжди володіють детальною інформацією про бізнес-процеси компанії і про те, яку позицію займають у цих процесах користувачі. Для того щоб зібрати цю інформацію, необхідно провести масштабне системно-аналітичне обстеження діяльності компанії, а це досить витратна справа.

Планування інформаційного забезпечення — ключова і разом з тим найменш очевидна функція управління, реалізована за допомогою порталу. Спланувати автоматизоване робоче місце в рамках портальної технології — значить побудувати персональний рубрикатор для кожного користувача (в загальному випадку для кожного типу користувача).

Безперечно, це можна зробити, використовуючи матеріали системно-аналітичного обстеження. Але є й інший підхід, що спирається на контроль доступу та аналіз затребуваності інформаційних ресурсів. Зазначимо, що ці функції практично завжди реалізовуються в рамках інформаційного порталу, незалежно від платформи і вендора.

Побудову персонального рубрикатора — ітеративний процес. Кожна ітерація легко описується в термінах стандартного управлінського циклу (планування — контроль — аналіз — прийняття рішень ). На етапі планування будується базовий (плоский) рубрикатор з максимальним набором інтегрованих портал інформаційних ресурсів. При цьому необхідно врахувати діючу в компанії політику інформаційної безпеки (головним чином обмеження на доступ користувачів) і провести класифікацію інформаційних ресурсів за належністю до тієї чи іншої предметної області (фінанси, виробництво, збут, закупівлі і т. п.). Особливо це актуально для великих компаній.

На етапі контролю збираються дані про роботу користувачів з ресурсами порталу за деякий проміжок часу, тривалість якого в загальному випадку залежить від кількості користувачів, тобто від розміру компанії.

Етапи аналізу прийняття рішень в даному випадку можна об’єднати: зібрані дані аналізуються, і за результатами аналізу будується новий рубрикатор, в якому обліковується як затребуваність ресурсів, так і структура предметної області. Перехід від плоского рубрикатора до двухуровневому (перший рівень враховує особливості предметної області та загальну затребуваність ресурсів по кожному напрямку, а другий — тільки кількість користувачів у кожного інформаційного ресурсу) проілюстрований схемою на рис. 1 .

Після декількох ітерацій співробітники ІТ-підрозділу мають можливість побудувати персональний рубрикатор для кожного користувача або для кожної групи користувачів. Для цього необхідно забезпечити доступ користувачів до всіх ресурсів відповідної предметної області, спільних ресурсів і окремих ресурсів з інших предметних областей. Так, групі користувачів, пов’язаних з процесами збуту, може бути відкритий доступ не тільки до рубриці «збут» і загальним новин, але і до фінансових новин (з рубрики «фінанси»). Структура персонального рубрикатора, побудованого для цієї групи користувачів, представлена на рис. 2.

Рис. 2. Приклад персонального рубрикатора

Переваги описаного підходу очевидні: можливість «безболісного» розширення рубрикатора і низька собівартість робіт, а основний недолік — необхідність «звикати» до нового рубрикатора після кожної ітерації. Слід також зазначити, що успіх описаного підходу багато в чому залежить від можливостей персональної рубрикації інформаційних ресурсів у платформи порталу.

Реалізація стандартного управлінського циклу щодо інформаційних ресурсів дозволяє розглядати портал як одну з складових системи управління компанією. Та обставина, що багато найбільші виробники інформаційних систем класу ERP включили в арсенал пропонованих рішень інформаційний портал (SAP Workplace, Oracle Portal, iBaan Portal), служить ще одним аргументом на користь такого трактування ролі порталу.

Управління інфраструктурою

Управління інформаційним забезпеченням не вичерпує всієї підводної частини айсберга — управлінської функціональності порталу. Не менш серйозний аргумент ефективності портальних рішень — це можливість для компанії, використовуючи ці технології, оптимізувати інвестиції в розвиток інформаційних ресурсів в цілому.

Фахівцям, аналізує процеси інвестицій в інформаційні технології, добре відомо, що будь-яка компанія в своєму розвитку переживає два сплеску інвестицій в ІТ. Перший пояснюється бажанням компанії автоматизувати власну діяльність. Після того як основні бізнес-процеси автоматизовані та всі необхідні інформаційні ресурси сформовані, тобто побудована інформаційна інфраструктура компанії, починається другий приплив інвестицій: компанія намагається інвестувати у управління інформаційною інфраструктурою. в забезпечення взаємодії автоматизованих модулів і, нарешті, розвиток інформаційних ресурсів.

Як правило, в компанії, яка розглядає можливість впровадження порталу, вже зроблено ряд серйозних інвестицій в інформаційні технології та автоматизацію бізнес-процесів. Тому, основними інвестиційними цілями портального проекту повинні стати захист інвестицій в інфраструктуру і оптимізація інвестицій в її розвиток і управління.

Але як зберегти фінансові вкладення в інформаційну інфраструктуру компанії і як оптимізувати обсяг інвестицій?

В результаті розробки проекту впровадження порталу в компанії формується нова інфраструктура, здатна «ввібрати» в себе всі переваги та позитивні ефекти колишньої інфраструктури, найбільш ефективним чином використовуючи існуючі інформаційні ресурси та програмно-технічні рішення. Як це відбувається, можна проілюструвати наступним прикладом.

Припустимо, в компанії автоматизований процес роботи з клієнтами, але зроблено це на основі власної розробки. В поточному вигляді система не може вирішити всіх звалилися на неї завдань. Вона не здатна обмінюватися інформацією з іншими системами компанії, має незручний інтерфейс, крім того, її підтримка на робочих місцях є досить трудомісткою завданням для відповідної служби. Найбільш простий варіант для компанії, але і найдорожчий — замінити цю систему на якесь промислове рішення. Інвестиції в розробку застарілої системи будуть при цьому безповоротно загублені.

В якості альтернативи можна запропонувати інтегрувати цю систему інформаційний портал. Тоді у системи буде новий інтерфейс, користувачі зможуть працювати з нею через портал, безсумнівно, спроститься і підтримка системи. Але це не вирішить проблему в повній мірі. Максимальний ефект буде досягнутий, якщо поряд з порталом використовувати технологію інтеграції додатків масштабу підприємства (Enterprise Application Integration, EAI), яка дозволить зв’язати систему з іншими інформаційно-технологічними рішеннями компанії. Очевидно, що слідом за системою, що забезпечує взаємодію з клієнтами, в нову інфраструктуру можуть бути інтегровані інші системи і додатки.

Таким чином, колишні інвестиції в інформаційні ресурси компанії будуть збережені, а нові — оптимізовані за співвідношенням вартості рішення і ефектів, отриманих від його впровадження. Подібний підхід можна розглядати як непряме управління інвестиціями в ІТ.

Управління інвестиціями

Технологія інформаційного порталу підприємства дозволяє не тільки опосередковано керувати інвестиціями, але і безпосередньо оцінювати ефективність вкладень. Підтвердити цей висновок дозволить приклад з практики впровадження порталів в некомерційній сфері.

Припустимо, основним завданням певної організації є інформаційна підтримка клієнтів, комерційних компаній, що працюють у певній галузі економіки. Для виконання цього завдання організація фінансує розробку і підтримку Інтернет-сайтів галузевої тематики. Ця робота виконується сторонніми компаніями (див. рис. 3).

Рис. 3. Схема управління інвестиціями до впровадження порталу

Очевидно, організація здійснює інвестиції в ці компанії, проте, оцінити їх ефект в даній схемі практично неможливо. Організація не в змозі забезпечити нормальну зворотний зв’язок зі своїми клієнтами, а компанії, що створюють та підтримують інформаційні ресурси, взагалі кажучи, не зацікавлені у наданні достовірних даних про затребуваність інформації, що публікується.

Інформація, яка публікується на сайтах, равнодоступна всім користувачам мережі Інтернет, у тому числі і клієнтам організації. Однак, навіть якщо власники сайтів будуть передавати в організацію повну статистику з Web-сервера, це не вирішить проблему. Персоніфікувати клієнтів організації, грунтуючись на даних статистики відвідувань, буде дуже складно технічно. Лише мала частина компаній-клієнтів має персональний домен і власні канали доступу в Інтернет, основна маса користується послугами провайдерів і підключається до Інтернету через телефонні канали зв’язку.

Для того щоб організація могла об’єктивно оцінювати ефект від зроблених інвестицій та прогнозувати обсяг фінансування на перспективу, необхідний інструмент, який дозволив би контролювати доступ до інформаційних ресурсів по кожному клієнту. Це можна зробити, якщо надавати доступ до інформації, опублікованої на тому чи іншому сайті, тільки зареєстрованим користувачам. Але коли кількість галузевих сайтів обчислюється десятками, така можливість стає чисто теоретичною.

Інший варіант, що забезпечує персоніфікований контроль доступу і єдину точку реєстрації — створення інформаційного порталу (див. рис. 4).

Рис. 4. Схема управління інвестиціями з використанням порталу

Галузеві ресурси, підготовлені третьою стороною, розміщуються не тільки на сайтах у мережі Інтернет, але і на порталі. Для цього можуть бути використані різні технологічні можливості, починаючи від системи управління контентом, що вимагає участі оператора для вибору, підготовки і публікації матеріалів, і закінчуючи автоматизованої службою (сервісом) порталу, копіюють інформацію з певних сайтів.

Клієнти організації реєструються на порталі, і отримують контрольований доступ до галузевим ресурсів. У цій схемі організація має повну інформацію про затребуваність ресурсів і може зробити висновок про ефективність інвестицій в ці ресурси.

Для успіху проекту організації належить подбати про залучення клієнтів до реєстрації та роботі через портал. Безсумнівно, існує ряд факторів, що полегшують рішення цієї задачі. По-перше, клієнти організації отримають всю необхідну їм інформацію в концентрованому вигляді. По-друге, організація зможе забезпечити контроль за достовірністю та актуальністю інформації, що публікується. По-третє, на порталі можна буде публікувати інформацію конфіденційного характеру, доступну тільки клієнтам організації (групами клієнтів або окремим представникам).

Замість висновку

Усі представлені у цій статті приклади пов’язані однією спільною ідеєю — інформаційний портал підприємства слід розглядати не як контейнер для набору інформаційних сервісів і служб або всього лише точку входу в інформаційний простір компанії, портал слід позиціонувати як інструмент управління інформаційними ресурсами, інфраструктурою, інвестиціями в ІТ. Ми щиро сподіваємося, що саме такий підхід дозволить обґрунтувати ефективність вкладень в рішення на основі Інтернет-технологій.

Короткий опис статті: інформаційні ресурси Термін «інформаційний портал підприємства» — це дослівний переклад абревіатури EIP. Однак це скорочення можна використовувати і для позначення процесу управління інформаційними ресурсами — Enterprise Information Planning (за аналогією з ERP). ІТ-університет, Стратегічне планування

Джерело: Термін «інформаційний портал підприємства» — це дослівний переклад… — № 04, 2002 | «Директор інформаційної служби» | Видавництво «Відкриті системи»

Також ви можете прочитати