Оптимізація часових ресурсів в консалтингу

03.04.2017

Оптимізація часових ресурсів в консалтингу

Порочне коло консалтингу «час – гроші»

Власник, керівник компанії, — а ми поведемо мову про консалтингової компанії, — зацікавлений в стабільності і розвитку бізнесу. До найбільш перспективних стратегій розвитку консалтингового бізнесу варто віднести оптимізацію ресурсів і, зокрема, тимчасових, і ось чому.

Предметом продажу консалтингової фірми є консультації, вартість яких складається з компетенцій співробітника і часу (людино-годину), витрачених на надання цієї послуги (ми взяли ключові моменти для розрахунку).

І компетенції, і час – ланки одного ланцюга, які закручуються в такий порочне коло: перше залежить від другого, друге залежить від першого. І все зав’язано на оплату праці працівника, на собівартість послуги, вартість послуги для клієнта. Будь-яка компетенція, не мотивована нічим – ні батогом, ні пряником, – мертвий вантаж. Інша сторона: різні консультанти зроблять одну і ту ж роботу за різний час – це, зрозуміло, залежить від кваліфікації. Як призначити правильну оплату співробітникові, враховуючи його кваліфікацію? Як не допустити призначення завдань консультанту не по його рівню знань, досвіду? Все це вкладається в стратегію оптимізації ресурсів. І почати слід з обліку часу.

Думка керівника консалтингового підприємства повинна працювати у напрямку «час – гроші». З іншого боку, час не гумове, і нескінченно навантажувати завданнями робочий день консультанта неможливо. Залишається один, сам собою напрошується висновок: використовувати наявні години та хвилини ефективніше. Як? Перший крок – введення обліку часу.

Вже чую заперечення: неможливо контролювати роботу кожного працівника; ніхто не буде по-чесному звітувати за кожну витрачену хвилину; занадто дорого і при цьому безглуздо перечитувати і систематизувати звіти…

Проте не вимагає особливих доказів той факт, що співробітники іноді дратівливо часто виходять покурити, вирішити особисті справи по мобільному, міркують про стороннє в сервісах миттєвих повідомлень… Саме по собі – це вже втрачений час. Але припустимо, вам пощастило, у вас некурящий колектив, мобільний зв’язок блокується, а чат-менеджери заборонені, і співробітники начебто при ділі і навіть щотижня пишуть звіти про виконані завдання і витрачений час. Відмінна, ідеалістична картина.

Як зазвичай відбувається надання послуги клієнту в консалтингових фірмах?

На замовника складається ТЗ, вказується час, необхідний на рішення цієї задачі. Погодинна ставка зазвичай тверда «валюта» — закріплена в прайсі компанії цифра. «Після підписання договору кількість реального витраченого часу консультантів вже нікого не хвилює: повна кінцева вартість робіт та терміни виконання зафіксовані», — це слова одного з учасників бізнес-форуму про консалтингу в Інтернеті, якого підтримують і інші форумчани.

От саме: скільки реально витрачено часу – нікого не хвилює. Нікого, в тому числі, виходить, керівника фірми. А якщо подивитися на цю ситуацію очима людини, вважає гроші, то можна легко собі уявити, що фірма або недоотримала, або втратила гроші.

Припустимо, для ілюстрації ситуації, що консультант вищої категорії витратив на роботу 8 годин, а новачок – в 3 рази більше, при цьому різниця в оплаті першого і другого різниться тільки в 2 рази. Ось привід для роздумів: може бути, має сенс для клієнтів, яких обслуговує професіонал, призначати ставку за послугу вище, адже є два плюси: швидше, якісніше? Або навпаки, знизити ставку за послуги, що виконуються новачком? Також, цілком можливим може виявитися висновок, що новачок ще занадто новачок, щоб доручати йому цей тип робіт: значить, є ґрунт для прийняття рішень про ротацію кадрів у професійному сенсі…

Все описане – можливі (але далеко не всі) висновки, які можна зробити, звернувши пильну увагу на те, як використовується час в компанії. Нарешті поговоримо про це детальніше. Отже, що таке час в консалтинговій компанії?

Час – це низка завдань, які виконує працівник.

Завдання можуть перериватися перервою на обід, наради, перекури, іншими завданнями. Завдання можуть накладатися одна на іншу. Завдання можуть бути строковими або відкладатися через відсутність уточнень від замовника…

Таким чином, необхідний зрозумілий облік завдань, їх тривалості, можливість поміняти пріоритети в списку завдань, перенести на інший термін, запланувати завдання в майбутньому.

Здавалося б, все це вирішується звичайним планувальником, типу Microsoft Outlook… Проте, відчуваєте, що чогось не вистачає в нашому визначенні часу? Вірно, час – це ще й гроші. Ми знову повернулися до нашого замкнутому колу. Як впровадити прайс компанії на послуги в готову програму планувальник? Практично ніяк. Ця ж біда – неможливість погодити проекти і гроші – підстерігає і тих керівників, які віддають перевагу системам управління відносинами з клієнтами, так звані CRM-системи, або системам управління проектами. Найближчими виходом, начебто є ERP-системи, які згідно своїй назві дозволяють планувати ресурси підприємства. Один суттєвий недолік у контексті розмірів консалтингової фірми – це занадто широкий функціонал, що тягне за собою неприйнятно низьку окупність в консалтингу, який найчастіше можна віднести до малому або середньому бізнесу.

В основі методології оптимізації ресурсів, базовими з яких є персонал і його час, в моїй компанії лежить облік часу виконання завдань кожним із співробітників, установка для його рівня кваліфікації його нормогодини (по типу робіт і, як наслідок, вартість його робочого часу.

Кожен співробітник протягом дня заповнює «стрічку часу», на якій відзначає всі виконувані ним роботи, що виникли перерви, накладення робіт один на одного. І в цій «стрічці часу» у нього немає можливості відкрутитися або схалтурити при заповненні звіту, не кажучи вже про самих роботах. Батогом і пряником одночасно служить той самий нормочас, завдяки яким він отримує свій оклад і може отримати бонус за виконання плану в більш короткий термін або за перевиконання плану. Нарахування всіх платежів регламентовано і додатково проходить перевірку керівником групи (див. рис).

Як купувати на aliexpress (алиэкспресс). Реальна покупка!. Як приготувати

Реалізована прозора схема взаємовідносин з клієнтами все на тому ж конкретизованому обліку часу. Наш клієнт отримує зрозумілу розшифровку рахунку, виставленого йому в оплату. І було б помилкою знову стверджувати, що нікого не хвилює, скільки в реальності було витрачено часу. Це хвилює клієнта, і він буде довіряти тій компанії, яка дасть йому роз’яснення з приводу виконаних робіт і їх цін.

До введення звітності по використаному часу, у нас, по-перше, не було правильною і конкретної картини про рентабельності тих чи інших співробітників, напрямків консалтингу, навіть клієнтів (вигідно мати справу з цим клієнтом за такою ціною?).

Чую обурення: як це не було поняття про рентабельності, мовляв, я можу з закритими очима зараз все вам розповісти про свій бізнес. Але гроші люблять рахунок, — відома приказка, бізнесу потрібна конкретика, тут треба знати точно.

Ваш бізнес на плаву, відділ продажів приносить вам нових клієнтів, частина клієнтів звертається до вас знову, частина йде назавжди, у вас є кошти на розвиток компанії – так, це чудово, і в цілому ситуацію можливо оцінити більш або менш на око, зібравши бухгалтерську інформацію, провівши вибірковий моніторинг задоволеності клієнтів, протестувавши компетенції персоналу, вивчивши цінову політику конкурентів… Я сьогодні можу отримати цю інформацію набагато швидше і не напружуючи велика кількість співробітників від бухгалтера до маркетолога – завдяки застосовуваним в компанії методів контролю персоналу, обліку робочого часу.

До того ж можу констатувати, що на початковому етапі впровадження обліку робочого часу я отримав 12%-вий приріст обороту всередині фірми.

Таким чином, порочне замкнене коло «час – гроші» при правильному підході стане чеснотою – «більше часу – більше грошей», і навряд чи вам захочеться на цей раз зупинити кружляння по ньому.

Короткий опис статті: тимчасові ресурси

Джерело: Оптимізація часових ресурсів в консалтингу

Також ви можете прочитати